Le FEC, de l'obligation fiscale au tableau de bord

Le FEC est un fichier numérique normalisé qui reprend l'intégralité des écritures comptables d'un exercice. Sa structure est imposée par l'administration fiscale, ce qui le rend identique quel que soit le logiciel qui l'a produit — c'est précisément ce qui le rend exploitable automatiquement.

• Format : fichier à plat (texte, séparateur tabulation ou barre verticale) ou XML. Les formats bureautiques comme le tableur ne sont pas des formats de dépôt valides.
• Contenu : dix-huit champs obligatoires pour une comptabilité commerciale, parmi lesquels la date de comptabilisation, le numéro et le libellé de compte, le journal, le montant au débit et au crédit, la référence de la pièce justificative et sa date.
• Période : un exercice comptable complet.
• Finalité : permettre un contrôle fiscal informatisé, sans avoir à fouiller des classeurs.

Cette normalisation a un effet secondaire heureux : ce que l'administration peut lire automatiquement, un outil d'analyse le peut aussi.

L'obligation vise les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés et qui font l'objet d'une vérification. En pratique, cela couvre les entreprises soumises à un régime réel d'imposition, à l'impôt sur les sociétés comme à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux.

Les associations et organismes sans but lucratif y sont soumis dès lors qu'ils sont assujettis aux impôts commerciaux.

En sont dispensées les structures qui ne tiennent pas de comptabilité informatisée en partie double, notamment les micro-entrepreneurs relevant du régime micro.

Le défaut de présentation d'une comptabilité conforme est sanctionné par une amende prévue à l'article 1729 D du code général des impôts, dont le montant forfaitaire s'élève à 5 000 € et peut être porté à un pourcentage des droits rappelés en cas de rectification.

Ces éléments sont donnés à titre d'information générale et ne constituent pas un conseil fiscal. Votre expert-comptable reste l'interlocuteur pour votre situation particulière.

Tout logiciel de production comptable à jour sait exporter un FEC conforme : c'est une obligation qui pèse sur l'éditeur autant que sur l'entreprise. La fonction se trouve généralement dans les menus d'exports réglementaires ou d'états fiscaux, sous une appellation proche de « export FEC » ou « fichier des écritures comptables ».

C'est le cas des principales solutions du marché — Sage, Cegid, Ciel, EBP, ACD, Quadratus, Odoo, ou les offres en ligne destinées aux TPE. Les intitulés de menu varient d'un éditeur à l'autre et d'une version à l'autre : en cas de doute, la documentation de votre éditeur ou votre cabinet vous orientera plus sûrement qu'une liste figée.

Deux points à vérifier au moment de l'export : que la période couvre bien l'exercice voulu, et que la version du logiciel est à jour au regard des dernières précisions publiées au bulletin officiel des finances publiques.

Quatre propriétés le distinguent d'un export tableur bricolé pour l'occasion :

• Exhaustivité — il contient toutes les écritures de l'exercice, sans sélection ni filtre. Rien n'a été écarté en amont par un choix de paramétrage.
• Normalisation — la structure étant imposée, une analyse conçue pour un FEC fonctionne sur tous les autres, quel que soit le logiciel d'origine.
• Traçabilité — chaque écriture porte la référence de sa pièce justificative, ce qui permet de remonter d'un agrégat jusqu'à la facture.
• Équilibre — la partie double impose que débit et crédit se répondent. Un déséquilibre est en soi le signal d'un problème.

C'est ce qui autorise à bâtir dessus des indicateurs qu'on peut défendre en réunion : ils ne dépendent pas d'un retraitement discutable, ils découlent de la comptabilité telle qu'elle a été arrêtée.

Un FEC ne vaut que ce que vaut la comptabilité dont il est extrait. Les quatre écueils les plus courants :

Aucun outil d'analyse ne rattrape une comptabilité en retard. Il la rend simplement visible plus vite — ce qui est déjà une bonne raison de s'y mettre.

Pour qu'une analyse soit comparable d'une période à l'autre, elle doit porter sur un fichier qui ne bouge plus. La marche à suivre :

• Arrêter la période — toutes les écritures saisies et validées, rapprochements bancaires effectués.
• Produire une version de travail — exporter le FEC, vérifier l'équilibre débit-crédit et la présence de tous les journaux attendus.
• Corriger — doublons, montants inversés, écritures oubliées, comptes d'attente à solder.
• Verrouiller — clôturer la période dans le logiciel de production pour empêcher toute modification rétroactive.
• Archiver — conserver le fichier arrêté, daté, aux côtés des autres pièces de l'exercice.

Un FEC figé devient un point de comparaison. C'est ce qui permet de dire « par rapport au même trimestre l'an dernier » sans que la phrase soit une approximation.

Le fichier contient déjà tout : il lui manquait une lecture. Concrètement, une fois le FEC déposé :

• Soldes intermédiaires de gestion — marge commerciale, valeur ajoutée, excédent brut d'exploitation, résultat d'exploitation. Le cheminement du chiffre d'affaires jusqu'au résultat, poste par poste.
• Compte de résultat — reconstitué depuis les écritures, lisible sans avoir la balance sous les yeux.
• Évolutions et comparaisons — analyse sur la période de votre choix, et confrontation de plusieurs FEC ou de plusieurs périodes pour faire apparaître les tendances.
• Poids des charges — répartition et évolution des postes de dépense, pour situer ce qui pèse et ce qui dérive.
• Commentaire et rapport — chaque bloc s'ajoute au rapport d'une case à cocher, et votre analyse se place au bon endroit. Ce qui part à la direction se lit sans connaître le plan comptable.
• Export — pour intégrer les éléments à vos propres livrables.

Un espace par société, plusieurs FEC par dossier selon la formule, et aucun connecteur à installer : le fichier tel qu'il sort de votre logiciel de production suffit.

Autant les connaître, elles délimitent ce qu'il est raisonnable d'attendre :

• Pas d'axe analytique — le format normalisé ne prévoit pas de ventilation par projet, service ou centre de profit. Si votre plan comptable encode cette information dans la structure des comptes ou les libellés, elle reste exploitable ; sinon, elle n'y est pas.
• Des données historiques uniquement — le FEC décrit ce qui s'est passé. Il ne contient ni budget, ni prévisionnel, ni engagement non comptabilisé.
• Une granularité comptable, pas commerciale — on y lit des comptes et des montants, pas nécessairement le détail d'un catalogue produit ou d'un portefeuille client, sauf si la comptabilité auxiliaire est tenue finement.
• Une entité à la fois — chaque société produit son propre fichier. Une vision de groupe suppose de les traiter séparément puis de rapprocher les résultats.
• Le reflet d'une clôture — entre deux arrêtés, l'image peut être partielle si les travaux d'inventaire ne sont pas passés.

Un FEC contient des libellés d'écritures, des noms de tiers et parfois des éléments de paie : il doit être traité comme un document sensible, même s'il est avant tout une pièce fiscale.

• Conservation — les documents comptables se conservent dix ans ; le délai de reprise de l'administration est plus court. Ne gardez pas de copies au-delà de ce qui est utile.
• Accès — restreindre la consultation aux personnes qui en ont besoin, et privilégier un espace applicatif à des fichiers qui circulent par courriel.
• Transmission — éviter les pièces jointes non protégées ; un fichier déposé dans un espace dédié laisse une trace et ne se retrouve pas dans dix boîtes de réception.
• @VizCompta : Hébergement — VizCompta est hébergé en France, seul le contenu encrypté des FECs est en base.
• @VizCompta : Infrastructure — Sauvegarde de niveau Tiers 4 (T4) - Haute disponibiltié de l'hebergeur - Indisponibilité de l'heberger annuelle < 30 min

• Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP) — la doctrine administrative applicable, y compris les spécifications du fichier et la liste des champs obligatoires.
• Livre des procédures fiscales, article L47 A — l'obligation de remise du fichier en cas de vérification.
• Code général des impôts, article 1729 D — la sanction applicable en cas de défaut de présentation.
• impots.gouv.fr — les guides pratiques destinés aux entreprises.
• Votre expert-comptable — pour tout ce qui touche à votre situation propre, ce qui précède ne remplace pas son avis.